Zadanie

Zautomatyzować prowadzenie rejestrów oraz analizę czasu pracy pracowników

Rozwiązanie sprzętowe

System autoryzacji biometrycznej dla pracowników

Rozwiązanie programowe

Konfiguracja 1C: Enterprise, dla zestawienia oraz analizy danych dotyczących czasu pracy pracowników

Cechy główne

  • Dane
    • Automatyczne importowanie danych dotyczących czasu przyjścia do pracy oraz wyjścia z pracy pracowników, na podstawie kontroli dostępu
    • Możliwość wykorzystania wyżej wymienionych danych dla listy płac
  • Plan pracy oraz tabele czasu pracy
    • Wprowadzenie kilku planów pracy
    • Prowadzenie rejestrów urlopu, nieobecności w pracy, nadgodzin, urlopów chorobowych itp
    • Automatyczne tworzenie tabeli czasu pracy
    • Wykorzystanie podczas wypełniania tabeli czasu pracy regulowanego kalendarza pracy uwzględniającego weekendy oraz święta
  • Prawa dostępu
    • Kilka rodzajów praw dostępu ( pełny dostęp, dostęp kierownika, dostęp pracownika)
    • Możliwość użycia systemu dla zapewnienia oraz kontroli dostępu na terenie firmy (automatyczne otwieranie drzwi po zidentyfikowaniu osoby)
  • Wniosek o udzielenie urlopu
    • Możliwość złożenia wniosku o udzielenie urlopu ( urlop wyrównawczy, urlop chorobowy, urlop bezpłatny, wyjazd służbowy itp. ) z wyprzedzeniem oraz po fakcie.
    • Zatwierdzenie wniosku o udzielenie urlopu przez kierownika oddziału
    • Wysłanie maila do kierownika z wypełnionym wnioskiem o urlop
    • Możliwość edytowania kart czasu pracy na podstawie wniosków o udzielenie urlopu
  • Sprawozdania
    • Sprawozdania dotyczące typów czasu pracy z uwzględnieniem ich kosztów
  • Dyskrecja czasu pracy -1 minuta

 

Rozwiązanie sprzętowe

 Biometric authentication system
Automatyczne urządzenie dla identyfikacji osobistej dokonywane poprzez odciski palców , kartę dostępu lub poprzez system rozpoznawania twarzy. Istnieje możliwość wykorzystania tylko jednej metody, lub symultanicznego wykorzystania wszystkich trzech metod ( na wypadek gdyby jedna z metod nie zadziałała). Urządzenie zapisuje dane na swoją pamięć wewnętrzną . Na żądanie dane są przenoszone na 1C Enterprise, a na ich podstawie jest generowany dokument ‘Faktyczne godziny pracy”.

Również urządzenie umożliwia ustawienie systemu uprawniania dostępu do pomieszczeń – automatyczne otwieranie zamków po dokonaniu identyfikacji osoby.

Urządzenie wyżej było dotychczas wykorzystane w danym projekcie. Jednak, istnieje możliwość wyboru innego urządzenia w zależności od zapotrzebowanych funkcji.

 

Rozwiązanie programowe: szczegółowy opis funkcjonalności

Grafik pracy

 Working  schedules
System pozwala na tworzenie różnych grafików pracy: standartowych grafików dla wszystkich pracowników oraz niestandardowych, oddzielnych dla każdego z pracowników. Dla przykładu, mogą to być godziny pracy w nocy, w wybrane dni, co drugi dzień itp. Również istnieje możliwość tworzenia systemu dyżurów w weekendy. W ten sposób, możecie Państwo stwarzać i analizować każdy indywidualny grafik.

Wnoszenie korekt do karty ewidencji czasu pracy

 Correcting the working hours
Dokument pozwala nanosić korekty na każdy rodzaj czasu pracy. Na przykład, istnieje możliwość dodania dodatkowego czasu do corocznego urlopu.

 

Wniosek o udzielenie urlopu

 Absence request
Każdy z pracowników może samodzielnie stworzyć wniosek z prośbą o udzielenie urlopu. Wypełnianie wniosku jest możliwe przed oraz po urlopie. Wniosek może być zatwierdzony tylko przez osoby do tego upoważnione.

Rejestrowane są następujące rodzaje zdarzeń:

  • Urlop chorobowy
  • Urlop płatny
  • Urlop z przyczyn osobistych
  • Urlop bezpłatny
  • Urlop w zamian za nadgodziny/urlop wyrównawczy
  • Wyjazd służbowy

Dla niektórych typów zdarzeń oraz w celu wypłacenia wynagrodzenia wniosek powinien być zatwierdzony przez kierownika lub inną osobę do tego upoważnioną, w przeciwnym wypadku wniosek będzie nieaktywny. Dokument odzwierciedla statystykę wniosków dotyczących różnych wydarzeń, a jego forma umożliwia pozostawienie komentarza w odpowiednim polu.

Dziennik wniosków o urlop

 Register of Absence Requests
Dziennik stanowi całościowy spis wniosków, które zostały stworzone przez pracowników firmy za wybrany okres czasu. Informacja jest wyświetlana zgodnie z rodzajem dostępu pracownika:

  • Kierownik firmy ma wgląd do wszystkich wniosków
  • Kierownik działu/oddziału ma wgląd tylko do wniosków swoich pracowników
  • Pracownicy mają wgląd tylko do własnych wniosków

Faktyczne godziny czasu pracy

 Actual hours worked
Dokument serwisowy, do którego są importowane dane z systemu kontroli dostępu. Podczas importu danych, są one przetwarzane zgodnie z ustawionym grafikiem pracy. Zaznaczony jest czas przyjścia do pracy oraz czas wyjścia z pracy. Istnieje możliwość nanoszenia korekty do danych, jeśli wyniknie taka potrzeba.

 

Karta czasu pracy

 Working time sheet
Jest to główny dokument, który odzwierciedla aktywność pracy pracowników za miesiąc.

Karta czasu pracy jest stworzona na podstawie danych z dokumentu ‘Faktyczny czas pracy’ uwzględniając wnioski o urlop i grafik pracy konkretnego pracownika.

Dokument odzwierciedla:

  • informację o obecności w pracy zgodnie z danymi automatycznego systemu kontroli wstępu
  • obliczenie zdarzeń, które miały miejsce oraz godzin pracy
  • zestawienie danych dotyczących naliczonego, wykorzystanego, pozostałego urlopu
  • ogólny diagram dotyczący wszystkich rodzajów czasu pracy i wydarzeń

Po stworzeniu karty pracy, pracownik ma możliwość złożenia wniosku dotyczącego nie uwzględnienie pewnego okresu czasowego, który, zgodnie z ustawieniami domyślnymi, jest zidentyfikowany jako ‘ nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy’. Zatwierdzenie wniosku jest wykonywane przez upoważnioną do tego osobę.

 

Sprawozdania z rodzajów czasu pracy

 Report in terms of types of the working hours
Sprawozdanie pozwala przeanalizować czas pracy za dowolny odcinek czasowy, oraz obliczyć koszty każdego rodzaju czasu pracy na podstawie wynagrodzenia pracownika.

 

 

Dane rozwiązanie może być wzbogacone o dodatkową funkcjonalność w zależności od wyznaczonego zdania oraz potrzeb. Skontaktujcie się z nami , a my opracujemy indywidualny program ‘szyty na miarę’ Państwa potrzeb.